Adatvédelmi tájékoztató
Hatályos: 2026. · HVAC Director — Virtual Director Kft. · GDPR (EU) 2016/679
1. Az adatkezelő
Virtual Director Kft. (6792 Zsombó, Kossuth Lajos utca 103.; adószám: 32755235-2-06; e-mail: helpdesk@virtualdirector.ai). A Szolgáltató adatvédelmi tisztviselő kijelölésére nem kötelezett. Részletes cégadatok: Impresszum.
2. A Szolgáltató kettős szerepe
- Adatkezelő a Felhasználó fiók-, számlázási és használati adatai tekintetében (ki lép be, mikor, mit fizet).
- Adatfeldolgozó a Felhasználó által feltöltött tudásanyag és a chatben megadott tartalom tekintetében: ezek felett a Felhasználó (a klímás cég) rendelkezik, a Szolgáltató kizárólag az ő utasítására, a szolgáltatás nyújtása céljából kezeli. Erről az Adatfeldolgozói szerződés (DPA) rendelkezik.
3. Kezelt adatok, célok, jogalapok, megőrzés
| Adat | Cél | Jogalap | Megőrzés |
|---|---|---|---|
| Név, e-mail, jelszó (titkosított lenyomat), szerepkör | Fiók, belépés, jogosultság | Szerződés teljesítése (6. cikk (1) b)) | A fiók törléséig |
| Cégadatok, számlázási név/cím, adószám | Számlázás, számviteli kötelezettség | Jogi kötelezettség (6. cikk (1) c)) | A számla kiállításától 8 év (Számv. tv.) |
| Fizetési tranzakció azonosítói (kártyaadatot NEM kezelünk) | Feltöltés jóváírása | Szerződés teljesítése | 8 év (számviteli bizonylat) |
| Chat-kérdések és -válaszok, beszélgetés-előzmény | A szolgáltatás nyújtása, a fonál követése | Szerződés teljesítése (adatfeldolgozóként a Felhasználó utasítására) | A fiók törléséig, vagy amíg a Felhasználó törli |
| Feltöltött dokumentumok és az azokból képzett kereső-adat | Tudástár, válaszadás | A Felhasználó utasítása (adatfeldolgozás) | A törlésig / a fiók törléséig |
| Használati napló (AI-hívás ideje, tokenszám, költség) | Elszámolás, visszaélés-megelőzés, üzemeltetés | Szerződés teljesítése + jogos érdek (6. cikk (1) f)) | Legfeljebb 8 év (elszámoláshoz kötött) |
| Szerver-napló (IP-cím, időbélyeg, hibaüzenet) | Üzembiztonság, hibaelhárítás | Jogos érdek (6. cikk (1) f)) | Legfeljebb 12 hónap |
4. A feltöltött tudásanyag és a chat tartalma
A Felhasználó által feltöltött dokumentumok elsősorban műszaki tartalmak (kézikönyv, hibakód-tábla, eljárásrend), amelyek jellemzően nem tartalmaznak személyes adatot. Ha a Felhasználó mégis személyes adatot tartalmazó dokumentumot tölt fel (pl. ügyfélnév egy szerviz-jegyzőkönyvben), azért adatkezelőként a Felhasználó felel — beleértve a jogalap meglétét és az érintettek tájékoztatását. A Szolgáltató kéri, hogy a Felhasználó csak a szükséges adatokat töltse fel.
A feltöltött tartalom és a chat-előzmény cégenként elkülönítve tárolódik; más Felhasználó ahhoz nem fér hozzá. Ez alól kizárólag a Szolgáltató által összeállított közös (gyári) tudásanyag kivétel, amely minden Felhasználó számára elérhető, és amely gyártói műszaki dokumentációt tartalmaz.
5. Adatfeldolgozók (sub-processzorok)
| Adatfeldolgozó | Szolgáltatás | Továbbított adat | Hely |
|---|---|---|---|
| RackForest Zrt. | Kiszolgáló (tárhely) | A rendszer teljes adata (tárolás) | Magyarország (EU) |
| OpenAI, L.L.C. / OpenAI Ireland Ltd. | AI: válaszgenerálás és a szöveg kereshetővé tétele | A kérdés és a válaszhoz felhasznált forrás-részletek | EU / USA |
| Stripe, Inc. / Stripe Payments Europe Ltd. | Bankkártyás fizetés | Név, e-mail, számlázási cím, adószám, fizetési adat | Írország (EU) / USA |
| KBOSS.hu Kft. (Számlázz.hu) | Számlakiállítás | Számlázási név, cím, adószám, tétel, összeg | Magyarország (EU) |
| Cloudflare, Inc. | Domain-névfeloldás (DNS) | Nem kezel tartalmi adatot | USA |
A Szolgáltató a mindenkori adatfeldolgozói listát a jelen tájékoztatóban tartja naprakészen. Az AI-szolgáltató az API-n továbbított tartalmat a Szolgáltatóval fennálló megállapodás szerint nem használja modell-tanításra.
6. Adattovábbítás harmadik országba
Az OpenAI, a Stripe és a Cloudflare esetében az Európai Unión kívüli (USA) adattovábbítás előfordulhat. Ezekben az esetekben a továbbítás jogalapja az Európai Bizottság általános szerződési feltételei (SCC), illetve — ahol alkalmazandó — az EU–USA Adatvédelmi Keret (Data Privacy Framework) szerinti megfelelőség.
7. Az érintett jogai
Az érintett kérheti a személyes adataihoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését, a kezelés korlátozását, továbbá élhet az adathordozhatósághoz való jogával, illetve tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen. A kérelmeket a helpdesk@virtualdirector.ai címen fogadjuk, és legkésőbb 1 hónapon belül megválaszoljuk. Ha az adatot a Szolgáltató adatfeldolgozóként kezeli (feltöltött tudásanyag, chat), a kérelmet a Felhasználóhoz (a klímás céghez) mint adatkezelőhöz továbbítjuk.
8. Adatbiztonság
- Titkosított (HTTPS/TLS) kapcsolat; a jelszavak kizárólag egyirányú lenyomatként tárolódnak.
- Cégenkénti elkülönítés: a lekérdezés minden esetben a belépett felhasználó cégéhez kötött.
- Bankkártya-adatot a Szolgáltató nem lát és nem tárol — azt kizárólag a Stripe kezeli.
- Jogosultsági szintek (tulaj / iroda / technikus), belépéshez kötött hozzáférés, kiszolgáló-oldali naplózás.
9. Adatvédelmi incidens
A Szolgáltató az incidenst indokolatlan késedelem nélkül, lehetőség szerint 72 órán belül bejelenti a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak, és — ha az incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár — tájékoztatja az érintetteket. Ha a Szolgáltató adatfeldolgozóként jár el, az incidenst haladéktalanul jelzi a Felhasználónak mint adatkezelőnek.
10. Jogorvoslat
Panasszal a Szolgáltatóhoz (helpdesk@virtualdirector.ai), illetve a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH; 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.; ugyfelszolgalat@naih.hu; naih.hu) lehet fordulni, továbbá bírósághoz (a lakóhely vagy tartózkodási hely szerinti törvényszék).